Když problém není v lidech, ale v tom, jak je práce nastavená
Týmy mohou mít zkušené lidi, dobré nástroje i dostatek školení – a přesto spolupráce nefunguje. Pomůžeme zjistit, kde se práce skutečně zadrhává: v rolích, rozhodování, toku informací, procesech, leadershipu nebo podmínkách, ve kterých mají lidé fungovat.
Organizační efektivita a spolupráce
- Zpoždění
- konflikty
- pomalá rozhodnutí
- ztracené informace
- nejasné odpovědnosti
- nízký dopad školení
- Role
- procesy
- leadership
- informace
- nástroje
- priority
- pracovní podmínky
Stejný problém může mít úplně jinou příčinu
Například věta „Lidé nespolupracují“ může znamenat, že:
- nejsou jasně rozdělené odpovědnosti,
- není zřejmé, kdo má právo rozhodnout,
- dva týmy mají protichůdné cíle,
- informace se k lidem dostávají pozdě nebo neúplné,
- proces vyžaduje příliš mnoho předání a schválení,
- manažer je úzkým hrdlem pro většinu rozhodnutí,
- nebo lidé skutečně potřebují rozvíjet konkrétní znalost či dovednost.
Pokud neznáme příčinu, snadno investujeme do řešení, které nic nezmění.
Proto nezačínáme automaticky školením. Nejprve se díváme na kontext a zjišťujeme, co problém skutečně vytváří a udržuje.
Symptom ≠ příčina
Nejdřív zjistíme, proč se problém děje. Až potom vybíráme řešení.
Příklad: „Náš tým nestíhá.“
Možné příčiny mohou být úplně rozdílné:
- je objektivně málo kapacity,
- priority se příliš často mění,
- lidé čekají na rozhodnutí nebo schválení,
- práce se mezi týmy předává ručně,
- manažer je úzkým hrdlem,
- odpovědnosti nejsou jasné,
- nástroje vytvářejí zbytečnou administrativu,
- nebo lidé skutečně nevědí, jak práci správně udělat.
Každá příčina vede k jinému řešení
- Změna procesu
- jasnější role
- úprava rozhodování
- leadership
- automatizace
- cílené vzdělávání
Stejný princip platí například pro situace „týmy nespolupracují“, „manažeři nestíhají“ nebo „školení nic nezměnilo“.
Na co se při diagnostice díváme
Role a odpovědnosti
Je jasné, kdo za co odpovídá, kde končí jedna role a začíná druhá a kdo má právo udělat konkrétní rozhodnutí?
Tok informací
Kdo jaké informace potřebuje, odkud je získává a kde se po cestě ztrácejí, filtrují nebo přicházejí příliš pozdě?
Rozhodování
Která rozhodnutí se dělají kde, co se zbytečně eskaluje a kde vznikají čekací doby nebo nejasnosti?
Spolupráce mezi týmy
Jak probíhá předání práce, co jednotlivé týmy očekávají jeden od druhého a kde vzniká tření?
Leadership
Jak manažeři nastavují priority, komunikují změny, pracují s výkonem a vytvářejí podmínky pro fungování týmu?
Procesy a nástroje
Pomáhají lidem práci dělat, nebo kolem nich vzniká paralelní svět tabulek, e-mailů, ručních obcházek a dvojí evidence?
Pracovní podmínky a rizika
Co dlouhodobě ovlivňuje schopnost lidí fungovat, spolupracovat, rozhodovat se a zvládat požadavky své role?
Jak diagnostika probíhá
- 01
Pochopíme problém
Co se děje, jak dlouho, koho se situace týká a jaký má dopad na fungování organizace.
- 02
Podíváme se na situaci z více stran
Podle rozsahu pracujeme s vedením, HR, manažery i zaměstnanci. Využíváme rozhovory, facilitované workshopy mezi týmy a dostupná data.
- 03
Hledáme vzorce
Neřešíme jednotlivé stížnosti izolovaně. Sledujeme, kde se problémy opakují a jak spolu souvisejí.
- 04
Oddělíme symptomy od příčin
Určíme, které problémy jsou skutečnou příčinou a které jsou spíše důsledkem nastavení organizace.
- 05
Navrhneme konkrétní změny
Výsledkem může být vzdělávání – ale stejně tak změna rolí, odpovědností, procesu, rozhodování, toku informací, komunikace nebo pracovních podmínek.
- 06
Pomůžeme změnu zavést
Podle projektu můžeme pokračovat konzultační podporou, leadership programem, cíleným vzděláváním, úpravou digitálního procesu nebo zapojením dalšího specialisty.
Výsledek nemusí být školení
Správné řešení vybíráme až podle příčiny
Jasnější role a odpovědnosti
Kdo rozhoduje, kdo vlastní úkol, co se očekává od jednotlivých rolí a kde je nutná spolupráce.
Úprava procesu
Méně zbytečných kroků, předávání, čekání nebo schvalování.
Změna toku informací
Jasnější pravidla, kdo co potřebuje vědět, kdy a v jaké podobě.
Leadership program
Pokud je problém skutečně v manažerských dovednostech nebo způsobu vedení.
Cílené vzdělávání
Pokud lidé potřebují konkrétní znalost, dovednost nebo nový způsob práce.
Podpora vedení a HR
Konzultace při zavádění změn, práci s leadership týmem a vyhodnocování výsledků.
Digitalizace nebo automatizace
Pokud významná část neefektivity vzniká v ruční práci, dvojím zadávání dat, předávání informací nebo nevhodném workflow.
Nejde o hledání viníka
Cílem není zjistit, který tým „to dělá špatně“
Organizační problémy často vznikají mezi rolemi, procesy, prioritami a očekáváními. Díváme se proto na fungování systému jako celku – ne jen na výkon jednotlivce.
Odborné vedení
Martina
Seniorní konzultantka organizačního rozvoje a People Risk
Martina má více než 15 let zkušeností v oblasti Learning & Development, leadershipu a rozvoje organizací. Ve své práci propojuje organizační diagnostiku, leadership, People Risk, psychosociální rizika a systems thinking a pomáhá organizacím odhalovat skutečné příčiny problémů ve výkonu a spolupráci.
Podle tématu a rozsahu projektu můžeme zapojit také další HR, L&D, organizační nebo technologické specialisty.
Pro koho toto řešení dává smysl
Vedení firmy
Opakují se problémy, které jednotlivé týmy nedokážou vyřešit samy, nebo není jasné, kde je jejich skutečná příčina.
HR a L&D
Investujete do rozvoje, ale změna se nepropisuje do každodenní práce nebo se stejné problémy opakují i po školení.
Leadership tým
Potřebujete porozumět problémům ve spolupráci, rozhodování, toku informací nebo fungování organizace jako celku.
Firma procházející změnou
Mění se struktura, způsob práce, role, procesy nebo spolupráce mezi útvary a potřebujete změnu nastavit tak, aby fungovala i v praxi.
Jak lze sledovat zlepšení
Podle konkrétního problému můžeme sledovat například:
- rychlost a kvalitu rozhodování,
- jasnost rolí a odpovědností,
- průchod vybraného procesu,
- množství předání, čekání nebo eskalací,
- zpětnou vazbu zaměstnanců a manažerů,
- vybrané výkonové ukazatele relevantní pro daný projekt,
- dopad navazujícího vzdělávání nebo leadership programu.
Neexistuje jedna univerzální metrika organizační efektivity. Měření vždy navrhujeme podle toho, co má konkrétní změna skutečně zlepšit.
Služby za tímto řešením
Organizační diagnostika a strategie rozvoje
Rozhovory, workshopy, práce s dostupnými daty, hledání příčin, návrh změn a podpora při jejich zavádění.
Jak probíhá organizační diagnostikaPoradenství a doprovodná produkce
Konzultační podpora pro vedení, HR a L&D, mentoring a pomoc při zavádění navržených změn.
Prozkoumat službuTvorba e-learningu na míru
Pokud diagnostika ukáže skutečnou vzdělávací potřebu, vytvoříme cílený digitální obsah nebo program na míru.
Jak tvoříme e-learningAI automatizace a digitální řešení
Pokud je problém v ručním procesu, předávání dat nebo nevhodném workflow, můžeme navrhnout také digitální nebo automatizované řešení.
Prozkoumat digitální řešeníSouvisející řešení
Leadership a rozvoj manažerů
Když se část problému týká způsobu vedení, rozhodování nebo práce manažerů s týmem.
Automatizace firemních procesů
Když hlavní neefektivita vzniká v opakované ruční práci, předávání dat nebo nepropojených nástrojích.
Digitalizace stávajícího vzdělávání
Když je potřeba změnit způsob, jakým firma distribuuje a udržuje interní know-how a vzdělávací obsah.
Časté dotazy
Typickým signálem jsou problémy, které se opakovaně vracejí, přestože se je firma snaží řešit jednotlivými opatřeními, školeními nebo změnami lidí.
Ne nutně. Rozsah přizpůsobujeme konkrétnímu problému – od několika cílených rozhovorů a workshopu až po širší analýzu organizačního kontextu.
Podle tématu s vedením, HR, manažery, zaměstnanci nebo zástupci několika spolupracujících týmů. Cílem je získat více pohledů na stejný problém.
Ano. Pokud je problém ve spolupráci, předávání práce nebo rozdílných očekáváních, můžeme využít facilitovaný workshop mezi relevantními týmy.
Primárně se zaměřujeme na fungování rolí, týmů, procesů a organizačních podmínek, ne na hledání jednotlivce, který je za problém „odpovědný“.
Ne. Může jít o úpravu rolí, odpovědností, procesu, rozhodování, toku informací, komunikace, pracovních podmínek nebo kombinaci několika opatření.
Ano. Podle výsledku můžeme pokračovat konzultační podporou, leadership programem, vzděláváním, digitálním řešením nebo zapojením dalšího specialisty.
Ano. Podle projektu spolupracujeme s vedením, leadership týmem, HR, manažery i dalšími skupinami relevantními pro daný problém.
Ano. Pokud diagnostika ukáže, že příčina leží v nástroji, ručním workflow nebo předávání dat, můžeme navázat návrhem automatizace nebo digitálního řešení.
Rozsah závisí na problému, počtu zapojených skupin, počtu rozhovorů či workshopů a požadované hloubce analýzy. Po úvodním rozhovoru navrhneme konkrétní postup a rozsah spolupráce.
Neřešme další symptom. Najděme příčinu.
Popište nám problém, který se ve firmě opakovaně vrací. Podíváme se na něj v širším kontextu a navrhneme realistický další krok – ať už jím bude změna procesu, práce s leadershipem, vzdělávání nebo jiné opatření.