LMS máte nasazený. Proč v něm po půl roce nikdo není?

Nasazení skončí podle plánu. Obsah je v systému, role nastavené, administrátoři zaškolení, spuštění oznámené v intranetu. Pak se někdo zeptá na čísla a vyjde to takhle: povinná školení lidé plní, protože musí, a všechno ostatní leží. Systém funguje přesně tak, jak byl zadaný. Jen do něj nikdo nechodí dobrovolně.

Chyba přitom často není ve volbě systému, o té píšeme v článku o výběru LMS, když AI má každý. Je v tom, že se projekt považuje za hotový dnem spuštění. Spravujeme vzdělávací prostředí pro téměř 19 000 uživatelů a rozdíl mezi systémem, který se chytil, a tím, který zůstal prázdný, se podle našich zkušeností týká provozu, ne funkcí.

Spuštění není oznámení

Oznámení v intranetu dá lidem informaci, ne důvod. Spuštění proto navažte na něco, co se ve firmě právě děje: nástup nováčků, změnu postupu, nový produkt, blížící se termín povinného školení. A vedoucí informujte dřív než zaměstnance — dotazy půjdou na ně.

• Spusťte systém s jedním tématem, které lidé opravdu potřebují, ne s celou knihovnou.
• Vedoucím dejte jednostránkový tahák dřív, než zaměstnanci dostanou přístupy.
• První přihlášení ať vede přímo na obsah, ne do katalogu se stovkami položek.
• Řekněte dopředu, co bude se starým systémem a s historií absolvování.

Dejte lidem důvod se vracet

Povinná školení vynutí přihlášení podle svého cyklu, obvykle jednou za rok. Mezi tím musí v systému být něco, co se hodí ve chvíli, kdy to člověk potřebuje: postup k novému stroji, tahák k aplikaci, krátké video od kolegy, odpověď na otázku, která se opakuje. Nemusí jít o kurzy. Často už to ve firmě existuje, jen roztroušené po discích a v e-mailech.

Platí ale, že obsah, který nefungoval ve starém systému, nezačne fungovat v novém. Před migrací se vyplatí knihovnu roztřídit — postup popisujeme v článku o auditu knihovny kurzů.

Hlídejte čas administrátora

O přežití systému rozhoduje člověk, který ho provozuje. Když každý nový kurz, skupina nebo report znamenají půl dne klikání, systém se postupně přestane udržovat a začne se obcházet tabulkami. Nehádejte to podle pocitu, změřte to na několika konkrétních úkonech.

• Nasazení nového kurzu včetně skupin a termínů.
• Hromadné přidání lidí po reorganizaci.
• Report, který chce vedení každý měsíc.
• Oprava jedné věty v nasazeném kurzu.

Co sledovat po spuštění

Dokončenost povinných školení o používání systému neřekne nic, protože ji vynutí termín. Víc poznáte ze čtyř jiných čísel:

• Kolik lidí se přihlásilo podruhé, aniž by je k tomu někdo vyzval.
• Kolik obsahu se otevřelo mimo povinná školení.
• Kolik dotazů chodí administrátorovi a kolik z nich se opakuje.
• Kolik vedoucích do systému za měsíc vstoupilo.

Poslední číslo se sleduje nejméně často, a přitom hodně napoví. Tam, kde do systému nechodí vedoucí, bývá těžké udržet v něm jejich lidi. S nastavením, spuštěním i dlouhodobou správou pomáháme ve službě implementace, správa a rozvoj LMS.